Dit is hoe je sollicitanten menselijk en correct afwijst.

Afgewezen worden is nooit leuk. Een kandidaat afwijzen ook niet. Het wordt door veel hiring/HR managers uitgesteld. Hoe wijs je op een correcte manier sollicitanten af? Met de volgende tips ben je goed op weg om ook met afgewezen kandidaten het traject positief af te sluiten.

Geef altijd een reactie

Iedereen verdient op zijn minst een reactie. Zorg dat je ook kandidaten die je niet uitnodigt op gesprek een reactie geeft, zodat ze weten waar ze aan toe zijn. Sollicitanten steken vaak veel tijd in hun cv en motivatiebrief. Het minste wat je kan doen is altijd een reactie geven

Personaliseer deze reactie afhankelijk van de fase

Dat je altijd een reactie moet geven, wil ook niet zeggen dat je met iedereen die je cv opstuurt een half uur aan de lijn moet gaan hangen. Zorg dat je kandidaten die op gesprek zijn geweest en veel tijd hebben gestoken in de sollicitatieprocedure meer persoonlijke feedback geeft. Voor kandidaten die je niet op gesprek zal uitnodigen, is een reactie via mail vaak voldoende.

Automatiseer je reacties via mail

Stel enkele standaardmails op om uit te sturen afhankelijk van veelgebruikte selectiecriteria. Zo weet de sollicitant waarom hij niet weerhouden is op een gesprek, zonder dat jij elke keer dit helemaal moet neerpennen. Als een diploma bijvoorbeeld een vereiste is, kan je hier een standaardbericht voor voorbereiden. Dit bericht stuur je elke keer uit als er iemand solliciteert die niet aan de diplomavereiste voldoet.

There is no noise louder than a silent phone

Bellen is altijd te verkiezen boven mailen. Als je kan, bel dan. Je zal veel vlotter en menselijker kunnen uitleggen waarom je de kandidaat niet verder laat gaan in het proces. Je kan nuances leggen die in mail altijd verloren zullen gaan.

Wees eerlijk over de reden

Het lijkt soms dat de reden dat je niet verder wil met een kandidaat te kwetsend kan zijn. De kandidaat schiet te kort in belangrijke kennis die noodzakelijk is, je ziet de fit niet met het bedrijf,… Andere redenen verzinnen zullen het gesprek echter niet makkelijker maken, integendeel. De echte reden vertellen, komt altijd authentieker over. Plus, de kandidaat leert iets bij en kent zichzelf en zijn sterktes/zwaktes beter.

Laat de deur open voor de toekomst

Het is niet omdat een kandidaat nu niet past bij de openstaande functie dat dit binnen 3 jaar nog steeds het geval is. Vertel dit ook aan de kandidaat bij het afwijzen. Vraag of je hem/haar opnieuw mag contacteren als er een functie beschikbaar is die beter past. Connecteer met de kandidaat via LinkedIn zodat je de kandidaat kan blijven volgen. Misschien zijn jullie later wel een goede match?

Hulp nodig bij het opzetten van je HR processen? Neem contact op!